Dù bạn in ấn tài liệu cho bản thân hay cho khách hàng, bạn có lẽ đều cảm thấy áp lực phải giảm chi phí và tăng sản lượng. May mắn thay, có một số điều bạn có thể làm để giảm thiểu chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng – và nếu bạn làm theo lời khuyên của chúng tôi dưới đây, bạn sẽ thấy mình nhận được giá trị tốt hơn từ hoạt động in ấn của mình.
• Kết hợp các công việc in
Hãy sử dụng máy in khổ rộng để gộp các bản in khi bạn cần thực hiện các công việc nhỏ. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian và giảm lãng phí giấy so với việc in riêng lẻ từng mục nhỏ. Nếu bạn có phần mềm sắp xếp bố cục, nó sẽ tự động kết hợp các hình ảnh riêng lẻ thành bố cục tiết kiệm chi phí nhất, nhưng ngay cả khi không có phần mềm đó, bạn vẫn có thể sắp xếp một loạt các bản in nhỏ để in cùng nhau. Miễn là bạn có khả năng cắt và xén các bản in sau đó, bạn sẽ tận dụng tối đa nguồn giấy và thời gian của mình.
• Sử dụng chức năng xem trước khi in để giảm thiểu lãng phí giấy.
Nếu bạn hướng dẫn người vận hành sử dụng chức năng xem trước bản in trước khi nhấn nút in, bạn có thể tiết kiệm được một lượng mực và giấy đáng kể theo thời gian vì những lỗi có thể tránh được sẽ được loại bỏ.
• Theo dõi toàn bộ quá trình in
Việc theo dõi những gì đang được in ra từ máy in có thể giúp bạn phát hiện sớm nếu giấy bị lệch khi nạp, hoặc nếu có vấn đề với đầu in hoặc cách mực được phân bố lên giấy. Nếu bạn phát hiện và khắc phục được vấn đề, toàn bộ bản in sẽ không bị hỏng. Đây là lúc mà một máy in có cảm biến tự động có thể phát hiện bất kỳ thay đổi nào về mật độ mực, hoặc liệu giấy có bị lệch hay chùng xuống hay không, thực sự trở nên hữu ích.
• Sử dụng máy in an toàn
Nếu chi phí in ấn của bạn dường như tăng vọt ngoài tầm kiểm soát, thì bạn cần xem xét liệu có hoạt động in ấn trái phép nào đang diễn ra hay không. Hãy đảm bảo rằng chỉ những người cần thiết mới được cấp quyền truy cập máy in và giám sát chặt chẽ những gì đang được in. Nhiều máy in hiện đại được trang bị hệ thống bảo mật và người vận hành cần có sự chấp thuận thích hợp để có thể sử dụng chúng.
• Tận dụng lợi thế kinh tế theo quy mô
Mặc dù có thể tốn nhiều tiền hơn một lần, nhưng mua hộp mực có dung tích lớn nhất mà máy in của bạn có thể sử dụng là cách tốt nhất để giảm chi phí mực in - và khoản tiết kiệm có thể rất đáng kể. Một số thương hiệu mực in cao cấp có thể rẻ hơn đến một phần ba khi mua với dung tích lớn hơn. Ngoài ra, máy in sử dụng bình chứa mực thay vì hộp mực có thể đặc biệt tiết kiệm chi phí về mực in, mặc dù việc bổ sung mực có thể tốn nhiều công sức hơn.
• Tận dụng tốc độ để đạt lợi thế
Máy in càng nhanh, bạn càng in được nhiều – và in càng nhiều, chi phí trên mỗi máy càng thấp. Máy in nhanh có dung lượng lớn hơn, điều đó có nghĩa là bạn có thể nhận thêm nhiều công việc cho khách hàng hoặc dành ít thời gian hơn cho việc in ấn công việc của chính mình. Thậm chí, máy in chậm hơn có thể trở nên dư thừa.
• Sử dụng bảo hành mở rộng để kiểm soát chi phí sửa chữa.
Việc sửa chữa một lỗi bất ngờ có thể tốn kém cả về thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, nếu bạn có bảo hành mở rộng, ít nhất bạn sẽ không phải chịu những hóa đơn sửa chữa đột xuất - và bạn sẽ có thể lên kế hoạch chi phí bảo trì máy in của mình trong suốt cả năm. Hơn nữa, việc sửa chữa theo bảo hành thường có nghĩa là bạn sẽ có thể sử dụng lại máy nhanh hơn nhiều.
• In ở chế độ bản nháp
Bằng cách sử dụng độ phân giải thấp hơn cho việc in ấn hàng ngày và các bản thảo đang trong quá trình hoàn thiện, bạn có thể tiết kiệm từ 20 đến 40% chi phí in bản nháp. Hãy kiểm tra xem máy in của bạn có thể thiết lập chế độ in nháp làm chế độ mặc định hay không, để người dùng chỉ cần thay đổi cài đặt khi muốn in chất lượng tốt nhất cho bản in cuối cùng.
• Sử dụng nhiều cuộn
Nếu bạn thiết lập máy in của mình để có thể chuyển đổi giữa các cuộn giấy ở chế độ hai cuộn, nhân viên của bạn sẽ tiết kiệm được thời gian thay đổi giấy giữa các lần in. Người dùng chỉ cần chọn cuộn giấy cần sử dụng khi thiết lập trong menu in.
Để được tư vấn và thông tin thêm về việc lựa chọn máy in nào giúp tiết kiệm chi phí in ấn nhất, hãy liên hệ với các chuyên gia in ấn giàu kinh nghiệm qua Whatsapp/WeChat: +8619906811790.
Thời gian đăng bài: 29/09/2022