Môi trường làm việc kết hợp đã xuất hiện và chúng không tệ như mọi người lo sợ. Hầu hết các mối lo ngại chính về làm việc kết hợp đã được giải quyết, với thái độ về năng suất và sự hợp tác vẫn tích cực khi làm việc tại nhà. Theo BCG, trong vài tháng đầu của đại dịch toàn cầu, 75% nhân viên cho biết họ đã có thể duy trì hoặc cải thiện năng suất trong các nhiệm vụ cá nhân và 51% cho biết họ đã có thể duy trì hoặc cải thiện năng suất trong các nhiệm vụ hợp tác (BCG, 2020).
Mặc dù những sắp xếp mới là những ví dụ tích cực về bước tiến hóa của chúng ta trong môi trường làm việc, chúng cũng đặt ra những thách thức mới. Việc phân bổ thời gian giữa văn phòng và nhà đã trở nên bình thường, cả công ty và nhân viên đều nhận thấy những lợi ích (WeForum, 2021), nhưng những thay đổi này lại mang đến những câu hỏi mới. Đáng chú ý nhất là: điều này có ý nghĩa gì đối với không gian văn phòng của chúng ta?
Không gian văn phòng đang thay đổi từ những tòa nhà văn phòng lớn chật kín bàn làm việc, sang những không gian làm việc chung nhỏ hơn, được thiết kế để phù hợp với tính chất luân chuyển của nhân viên, khi họ dành một nửa thời gian làm việc tại nhà và một nửa thời gian làm việc tại văn phòng. Một ví dụ về việc thu hẹp quy mô này là Adtrak, công ty từng có 120 bàn làm việc, nhưng đã giảm xuống còn 70 bàn tại văn phòng trong khi vẫn giữ nguyên số lượng nhân viên (BBC, 2021).
Những thay đổi này đang trở nên phổ biến hơn, và trong khi các công ty không cắt giảm việc tuyển dụng nhân viên mới, họ lại đang sắp xếp lại văn phòng.
Điều này có nghĩa là diện tích văn phòng nhỏ hơn nhưng số lượng nhân viên vẫn bằng, hoặc đôi khi thậm chí còn nhiều hơn.
Vậy, công nghệ sẽ đóng vai trò như thế nào trong tất cả những điều này?
Máy tính, điện thoại và máy tính bảng cho phép chúng ta giữ liên lạc trong văn phòng mà không chiếm quá nhiều diện tích. Hầu hết mọi người sử dụng máy tính xách tay và điện thoại di động cho công việc, không còn cần đến những thiết lập cồng kềnh chiếm nhiều không gian trên bàn làm việc nữa. Nhưng một vấn đề đáng quan tâm là các thiết bị in ấn của chúng ta.
Máy in có nhiều kích cỡ, từ những thiết bị nhỏ dùng tại nhà đến những máy lớn được thiết kế để đáp ứng nhu cầu in ấn số lượng lớn. Và không chỉ vậy; máy fax, máy photocopy và máy quét cũng chiếm diện tích đáng kể.
Đối với một số văn phòng, việc giữ riêng biệt các thiết bị này là rất quan trọng, đặc biệt nếu có nhiều nhân viên sử dụng chúng cùng một lúc.
Nhưng còn với hình thức làm việc kết hợp hoặc làm việc tại nhà thì sao?
Điều này không nhất thiết phải xảy ra. Bạn có thể tiết kiệm không gian bằng cách tìm ra giải pháp in ấn phù hợp.
Việc lựa chọn thiết bị cho hình thức làm việc kết hợp (hybrid working) có thể rất khó khăn. Hiện nay có quá nhiều lựa chọn khiến việc tìm ra thiết bị lý tưởng trở nên khó khăn. Đặc biệt khó khăn khi bạn chưa biết mình sẽ cần những chức năng gì trong tương lai. Đó là lý do tại sao lựa chọn máy in đa chức năng (hay còn gọi là máy in "tất cả trong một") là quyết định tốt nhất.
Tiết kiệm không gian với máy in đa chức năng
Máy in đa chức năng mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí mà các văn phòng nhỏ hoặc văn phòng tại nhà cần. Trước hết, những thiết bị nhỏ gọn này giúp người dùng tiết kiệm không gian. Khi làm việc trong các văn phòng nhỏ, đây là một lợi thế lớn! Bạn không muốn lãng phí không gian quý báu của mình vào những máy móc cồng kềnh. Đó là lý do tại sao những thiết bị nhỏ gọn nhưng vẫn mạnh mẽ và tiện lợi này là lựa chọn tốt nhất.
Sự chuẩn bị
Sau khi đọc xong điểm trên, bạn có thể tự hỏi: tại sao không mua một chiếc máy in đơn giản, nhỏ gọn như máy in đa chức năng nhưng không có tất cả các tính năng khác?
Vì bạn không bao giờ biết khi nào nhu cầu có thể thay đổi.
Không gian văn phòng của chúng ta đang thay đổi, và nhu cầu của chúng ta cũng vậy. Điều này có thể xảy ra bất cứ lúc nào, và tốt hơn hết là chuẩn bị kỹ càng hơn là không chuẩn bị gì cả.
Có thể bạn nghĩ rằng hiện tại, khi làm việc tại nhà hoặc trong văn phòng nhỏ, chức năng duy nhất cần thiết là in ấn, nhưng điều này có thể thay đổi. Bạn có thể đột nhiên nhận ra rằng nhóm của mình cần sao chép tài liệu hoặc quét tài liệu. Và nếu cần gửi fax, bạn cũng không cần phải lo lắng. Với máy in đa chức năng, tất cả đều có sẵn!
Làm việc kết hợp mang lại sự linh hoạt rất lớn, nhưng để duy trì hoạt động trơn tru, nó đòi hỏi sự chuẩn bị từ phía nhân viên. Đó là lý do tại sao việc đảm bảo bạn có một thiết bị với đầy đủ các chức năng cần thiết là rất quan trọng.
Máy in đa chức năng giúp bạn tiết kiệm tiền
Việc này không chỉ giúp tiết kiệm không gian và chuẩn bị sẵn sàng.
Điều này cũng giúp tiết kiệm tiền.
Những thiết bị này tích hợp tất cả các chức năng trong một thiết bị duy nhất, giúp giảm chi phí mua sắm thiết bị. Chúng cũng tiêu thụ ít điện năng hơn. Với tất cả các chức năng trong một hệ thống, điều này có nghĩa là nhiều thiết bị sẽ tiêu thụ ít điện năng hơn, và thay vào đó tiết kiệm tiền bằng cách chỉ sử dụng điện năng cho một nguồn duy nhất.
Những lựa chọn nhỏ gọn và tiện lợi hơn này cũng giúp khách hàng tiết kiệm điện năng tiêu thụ.
Thông thường, máy in văn phòng trung bình sẽ tiêu thụ “nhiều năng lượng hơn” (The Home Hacks). Các thiết bị lớn hơn này sử dụng từ 300 đến 1000 watt khi in (Hỗ trợ máy in miễn phíNgược lại, các máy in văn phòng tại nhà cỡ nhỏ sẽ tiêu thụ ít điện năng hơn đáng kể, với công suất từ 30 đến 550 watt.Hỗ trợ máy in miễn phíMức tiêu thụ điện năng (Watt) ảnh hưởng đến số tiền bạn chi tiêu hàng năm cho điện năng. Do đó, thiết bị nhỏ hơn đồng nghĩa với chi phí thấp hơn, giúp bạn và môi trường tiết kiệm được nhiều hơn.
Tất cả các yêu cầu của bạn, chẳng hạn như chi phí bảo trì và bảo hành, cũng được giảm thiểu.
Chỉ cần một thiết bị duy nhất, bạn có thể tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể về lâu dài khi cần bảo trì. Bạn cũng chỉ cần lo lắng về việc đảm bảo bảo hành của một thiết bị duy nhất còn hiệu lực thay vì phải theo dõi bảo hành của rất nhiều thiết bị khác nhau.
Máy in đa chức năng giúp tiết kiệm thời gian.
Thay vì phải chạy đi chạy lại giữa các thiết bị, chất đống giấy tờ cho nhiều thiết bị khác nhau, hoặc lo lắng về việc phân loại giấy tờ sau đó, những máy in đa chức năng này có thể đáp ứng mọi nhu cầu ngay lập tức.
Các máy in đa chức năng này có thể có các tùy chọn cho phép:
- In ấn
- Sao chụp
- Quét
- Gửi fax
- Tự động dập ghim giấy
Sử dụng một thiết bị duy nhất giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng hơn, nhờ đó bạn có thể tập trung vào những công việc thú vị hơn. Điều này đặc biệt hữu ích với hình thức làm việc kết hợp (hybrid working) vì ít thời gian chuyển đổi giữa các thiết bị đồng nghĩa với việc có nhiều thời gian hơn để cộng tác với đồng nghiệp, ngay cả khi họ không có mặt tại văn phòng.
Điều này cũng mang lại sự linh hoạt cho người làm việc tại nhà, vì mọi thứ đều nằm trong tầm tay họ. Họ sẽ không phải lo lắng về việc chờ đợi để quét hoặc sao chép tài liệu tại văn phòng, mà thay vào đó, họ sẽ có quyền tự do làm mọi việc ngay tại bàn làm việc ở nhà.
Việc nâng cấp không gian làm việc đòi hỏi công nghệ được cập nhật.
Nhiều máy in đa chức năng hiện đại ngày nay có các tính năng mạng tốt hơn, rất cần thiết cho mô hình làm việc kết hợp. Các tính năng này cho phép bạn kết nối máy tính xách tay, điện thoại và máy tính bảng với máy in. Nhờ đó, bạn có thể in từ bất kỳ thiết bị nào, ở bất cứ đâu!
Nếu bạn hoặc đồng nghiệp đang làm việc tại nhà, trong khi người khác đang ở văn phòng, bạn có thể kết nối các thiết bị của mình thông qua điện toán đám mây để tiếp tục in ấn từ bất cứ đâu. Điều này giúp mọi người luôn kết nối, bất kể họ đang làm việc ở đâu. Các tính năng mạng có thể cải thiện năng suất và duy trì sự hợp tác tốt giữa các nhân viên.
Hãy nhớ rằng các thiết bị của bạn cần được bảo mật, vì vậy hãy luôn cẩn trọng khi sử dụng các tính năng mạng.
Chọn máy in đa chức năng
Lợi ích của máy in đa chức năng rất rõ ràng. Những thiết bị đa chức năng này giúp các công ty và nhân viên:
- Cắt giảm chi phí
- Tiết kiệm không gian
- Tăng cường sự hợp tác trong môi trường làm việc kết hợp
- Tiết kiệm thời gian
Đừng để mình tụt hậu so với thời đại. Làm việc kết hợp (hybrid working) là tương lai mới của chúng ta. Hãy luôn cập nhật những công nghệ mới nhất để đảm bảo nhân viên của bạn luôn được kết nối từ bất cứ đâu.
Liên hệ với chúng tôiVà hãy cùng tìm cho bạn chiếc máy in đa chức năng phù hợp ngay hôm nay.
Thời gian đăng bài: 07/09/2022