Môi trường làm việc kết hợp đã xuất hiện, và chúng không tệ như mọi người lo ngại. Những lo ngại chính về làm việc kết hợp hầu như đã được giải quyết, với thái độ tích cực về năng suất và tinh thần hợp tác vẫn được duy trì khi làm việc tại nhà. Theo BCG, trong vài tháng đầu của đại dịch toàn cầu, 75% nhân viên cho biết họ có thể duy trì hoặc cải thiện năng suất làm việc cá nhân, và 51% cho biết họ có thể duy trì hoặc cải thiện năng suất làm việc nhóm (BCG, 2020).
Mặc dù những sắp xếp mới là những ví dụ tích cực cho những bước tiến hóa của chúng ta tại nơi làm việc, chúng cũng đặt ra những thách thức mới. Việc chia thời gian giữa văn phòng và nhà đã trở nên bình thường, với cả công ty và nhân viên đều nhìn thấy những lợi ích (WeForum, 2021), nhưng những thay đổi này cũng đặt ra những câu hỏi mới. Đáng chú ý nhất là: điều này có ý nghĩa gì đối với không gian văn phòng của chúng ta?
Không gian văn phòng đang chuyển đổi từ những tòa nhà công ty lớn chật kín bàn làm việc sang những không gian làm việc chung nhỏ hơn, được thiết kế để phù hợp với tính chất luân phiên của nhân viên, dành một nửa thời gian ở nhà và một nửa thời gian ở văn phòng. Một ví dụ về việc cắt giảm quy mô này là Adtrak, công ty từng có 120 bàn làm việc, nhưng đã giảm xuống còn 70 bàn tại văn phòng mà vẫn giữ chân được nhân viên (BBC, 2021).
Những thay đổi này đang trở nên phổ biến hơn và trong khi các công ty không cắt giảm việc tuyển dụng nhân viên mới, họ đang sắp xếp lại văn phòng.
Điều này có nghĩa là không gian văn phòng nhỏ hơn cho số lượng nhân viên bằng nhau, hoặc đôi khi thậm chí nhiều hơn.
Vậy, CÔNG NGHỆ SẼ PHÙ HỢP VỚI TẤT CẢ NHỮNG ĐIỀU NÀY NHƯ THẾ NÀO?
Máy tính, điện thoại và máy tính bảng cho phép chúng ta kết nối trong văn phòng mà không chiếm quá nhiều diện tích. Hầu hết mọi người đều sử dụng máy tính xách tay và điện thoại di động để làm việc, không còn phải đặt những thiết bị cồng kềnh, tốn diện tích trên bàn làm việc nữa. Nhưng một vấn đề đáng lo ngại là các thiết bị in ấn.
Máy in có nhiều kích cỡ, từ thiết bị nhỏ gọn dùng trong gia đình đến máy in lớn phục vụ nhu cầu in ấn số lượng lớn. Không chỉ vậy, máy fax, máy photocopy và máy quét đều có thể chiếm nhiều không gian.
Đối với một số văn phòng, việc giữ tất cả các thiết bị này riêng biệt là rất quan trọng, đặc biệt nếu có nhiều nhân viên sử dụng chúng cùng một lúc.
Nhưng còn hình thức làm việc kết hợp hoặc làm việc tại nhà thì sao?
Điều này không nhất thiết phải xảy ra. Bạn có thể tiết kiệm không gian bằng cách tìm giải pháp in ấn phù hợp.
Việc lựa chọn một thiết bị cho môi trường làm việc kết hợp có thể rất khó khăn. Hiện nay có quá nhiều lựa chọn đến nỗi việc xác định đâu là lựa chọn lý tưởng có thể rất khó khăn. Đặc biệt khó khăn khi quyết định chọn hệ thống nào khi bạn không biết mình có thể cần những chức năng gì sau này. Đó là lý do tại sao lựa chọn máy in đa chức năng (hay còn gọi là máy in all-in-one) là quyết định tốt nhất.
Tiết kiệm không gian với máy in đa năng
Máy in đa năng mang đến sự linh hoạt và tiết kiệm mà các văn phòng nhỏ hoặc văn phòng tại nhà cần. Đầu tiên, những thiết bị nhỏ gọn này cho phép người dùng tiết kiệm không gian. Khi làm việc trong các văn phòng nhỏ hơn, đây là một lợi thế lớn! Bạn không muốn lãng phí không gian quý báu của mình cho những chiếc máy cồng kềnh. Đó là lý do tại sao những thiết bị nhỏ gọn nhưng vẫn mạnh mẽ và tiện lợi này là lựa chọn tốt nhất.
Đang được chuẩn bị
Sau khi đọc lại điểm trước, bạn có thể tự hỏi: tại sao không mua một máy in đơn giản, nhỏ gọn như máy in đa năng nhưng không có nhiều tính năng khác?
Bởi vì bạn không bao giờ biết khi nào nhu cầu có thể thay đổi.
Không gian văn phòng đang thay đổi, nhu cầu của chúng ta cũng vậy. Điều này có thể xảy ra bất cứ lúc nào, và tốt hơn hết là chuẩn bị kỹ lưỡng hơn là không sẵn sàng.
Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng hiện tại, điều duy nhất cần thiết khi làm việc tại nhà hoặc trong một văn phòng nhỏ là chức năng in ấn, nhưng điều này có thể thay đổi. Bạn có thể đột nhiên nhận ra rằng nhóm của mình cần photocopy hoặc quét tài liệu. Và nếu họ cần fax tài liệu, bạn không phải lo lắng. Với một chiếc máy in đa năng, mọi thứ đều sẵn sàng!
Làm việc kết hợp mang lại rất nhiều sự linh hoạt, nhưng để duy trì hoạt động trơn tru đòi hỏi sự chuẩn bị từ phía nhân viên. Đó là lý do tại sao việc đảm bảo bạn có một thiết bị với đầy đủ các chức năng cần thiết là rất quan trọng.
Máy in đa chức năng giúp bạn tiết kiệm tiền
Không chỉ là tiết kiệm không gian và chuẩn bị sẵn sàng.
Nó cũng liên quan đến việc tiết kiệm tiền.
Các thiết bị này tích hợp đầy đủ chức năng trong một, giúp giảm chi phí mua sắm thiết bị. Hơn nữa, chúng cũng tiêu thụ ít điện năng hơn. Với tất cả các chức năng trong một hệ thống, việc sử dụng ít điện năng hơn cho nhiều thiết bị sẽ giúp tiết kiệm chi phí bằng cách chỉ sử dụng điện cho một nguồn duy nhất.
Những lựa chọn nhỏ hơn, tiện lợi hơn này cũng cho phép khách hàng tiết kiệm điện năng sử dụng.
Thông thường, máy in văn phòng trung bình sẽ tiêu thụ "nhiều năng lượng hơn" (The Home Hacks). Những thiết bị lớn hơn này sử dụng từ 300 đến 1000 watt khi in (Hỗ trợ máy in miễn phí). So sánh với máy in văn phòng tại nhà nhỏ hơn sẽ tiêu thụ ít hơn đáng kể, với mức sử dụng dao động từ 30 đến 550 watt (Hỗ trợ máy in miễn phí). Mức tiêu thụ watt tiếp tục ảnh hưởng đến số tiền bạn chi tiêu cho điện năng mỗi năm. Do đó, một thiết bị nhỏ hơn đồng nghĩa với chi phí thấp hơn, đồng nghĩa với việc tiết kiệm nhiều hơn cho bạn và môi trường.
Mọi yêu cầu của bạn, chẳng hạn như chi phí bảo trì và bảo hành, cũng đều được giảm bớt.
Chỉ cần một thiết bị, bạn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí bảo trì sau này. Bạn cũng chỉ cần lo lắng về việc đảm bảo một chế độ bảo hành được cập nhật thay vì phải theo dõi chế độ bảo hành của hàng loạt thiết bị.
Máy in đa năng tiết kiệm thời gian
Thay vì phải chạy qua chạy lại giữa các thiết bị, chất đống giấy tờ cho nhiều thiết bị hoặc lo lắng về việc phân loại giấy tờ sau đó, những máy in đa chức năng này có thể xử lý mọi nhu cầu ngay tại chỗ.
Những máy in đa năng này có thể có các tùy chọn cho phép:
- In ấn
- Photocopy
- Quét
- Gửi fax
- Tự động bấm giấy
Việc sử dụng một thiết bị giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng hơn, từ đó có thể tập trung vào những công việc thú vị hơn. Điều này đặc biệt hữu ích với hình thức làm việc kết hợp vì thời gian di chuyển giữa các thiết bị ít hơn đồng nghĩa với việc bạn có nhiều thời gian hơn để cộng tác với đồng nghiệp, những người có thể không có mặt tại văn phòng.
Nó cũng mang lại sự linh hoạt cho người làm việc tại nhà, giúp họ có mọi thứ trong tầm tay. Họ sẽ không phải lo lắng về việc chờ đợi để quét hoặc sao chép tại văn phòng, mà thay vào đó, họ có thể tự do làm mọi việc ngay tại bàn làm việc ở nhà.
Bản cập nhật trong Không gian làm việc đòi hỏi công nghệ cập nhật
Nhiều máy in đa năng hiện đại ngày nay được trang bị các tính năng kết nối mạng tốt hơn, rất cần thiết cho môi trường làm việc kết hợp. Những tính năng này cho phép bạn kết nối máy tính xách tay, điện thoại và máy tính bảng với máy in. Nhờ đó, bạn có thể in từ bất kỳ thiết bị nào, ở bất kỳ đâu!
Nếu bạn hoặc đồng nghiệp đang làm việc tại nhà, trong khi người khác đang ở văn phòng, bạn có thể kết nối thiết bị của mình qua đám mây để tiếp tục in ấn từ bất cứ đâu. Tính năng này giúp mọi người luôn kết nối, bất kể họ đang làm việc ở đâu. Các tính năng mạng có thể cải thiện năng suất và duy trì sự hợp tác tốt giữa các nhân viên.
Chỉ cần nhớ rằng thiết bị của bạn phải an toàn, vì vậy hãy luôn chú ý khi sử dụng các tính năng mạng.
Chọn máy in tất cả trong một
Lợi ích của máy in đa năng rất rõ ràng. Những thiết bị đa chức năng này giúp các công ty và nhân viên:
- Cắt giảm chi phí
- Tiết kiệm không gian
- Cải thiện sự hợp tác trong làm việc kết hợp
- Tiết kiệm thời gian
Đừng bỏ lỡ thời đại. Làm việc kết hợp là tương lai mới của chúng ta. Hãy cập nhật công nghệ mới nhất để đảm bảo nhân viên của bạn luôn kết nối từ mọi nơi.
Liên hệ với chúng tôivà chúng tôi sẽ tìm cho bạn chiếc máy in đa năng phù hợp ngay hôm nay.
Thời gian đăng: 07-09-2022